Naplánujte s námi Vaši příští akci v inovativním formátu

Jaký formát je pro Vaši akci ten nejvhodnější?

Plánování akce v Praze nikdy nebylo snazší! Zde najdete vše, co potřebujete vědět pro výběr správného formátu akce - on-site, hybrid, multi-hub nebo čistě virtuální. Než se rozhodnete, který formát je ten pravý pro váš event, je důležité jasně pochopit výhody a nevýhody každého z nich.

Akce v místě konání (on-site či též face-to-face)

On-site eventy vyžadují přítomnost delegátů na stejném (nevirtuálním) místě a ve stejný čas. Ačkoliv jsou tedy náročné na organizaci, jejich benefity nelze především v oblasti networkingu a mnoha dalších ohledech nikterak nahradit skrze virtuální prostředí. Pojďme si jejich plusy a mínusy shrnout.

Výhody on-site akcí:

  • přináší dokonalé prostředí pro networking, brainstorming a společné řešení problémů, které umožňuje vyšší míru zapojení jednotlivých skupin účastníků;
  • vzhledem k několikadennímu trvání poskytují prostor pro hlubší řešení tématu a vytváří autentičtější prožitek z eventu;
  • nabízí příležitost „utéct“ z kanceláře a podporují kreativní a inovativní myšlení;
  • v neposlední řadě pomáhá vzájemná interakce mezi lidmi budovat dlouhodobé obchodní i společenské vztahy.

Nad čím je třeba se zamyslet při pořádání on-site akcí je jejich finanční náročnost (náklady na cestování, ubytování, AV služby, stravování, personál atd.) a vyhodnocení návratnosti investic, které může být v jejich případě náročnější než u virtuálních formátů. Zároveň jsou on-site akce náchylnější na měnící se environmentální a společenskou situaci v dané destinaci. Sem spadají kupříkladu stávky, teroristické útoky, přírodní katastrofy a podobně. Současně mají též vyšší dopady na životní prostředí v důsledku cestování.

Hybridní formát

Hybridní formát, jak název naznačuje, umožňuje účastníkům jak osobní přítomnost v místě akce, tak vzdálené virtuální připojení pro ty, kteří se z nějakého důvodu nemohou akce zúčastnit. V závislosti na nastavení a ceně mohou virtuální účastníci prohlížet prezentační snímky a slyšet přednášejícího v reálném čase prostřednictvím živého streamovaného videa, jehož záznam může být pro účastníky k dispozici i zpětně.

Se správnou technologií můžete:

  • synchronizovat obsah nebo ho naopak rozdělit tak, že jednotlivé skupiny obdrží zcela jiné informace;
  • předejít problémům s konstantně narůstající kapacitní náročností zejména větších kongresů;
  • navýšit počet delegátů o účastníky, kteří se v minulosti z různých důvodů nemohli zúčastnit.

Tento formát však vyžaduje dvojí úsilí, protože musíte naplánovat jak online, tak offline verzi akce. Vzhledem ke kombinací dvou formátů tak může dojít k navýšení nákladů na organizaci, vše však záleží na individuálním nastavení a poměru virtuálních a on-site účastníků. Tento formát je udržitelnější než standartní face-to-face meeting, protože do místa konání kongresu cestuje méně delegátů.

Photocredit: O2 universum

Praha, nejlepší destinace pro Váš Hub! (Multi-hub formát)

Uvažujete o uspořádání hybridní akce s více huby? Umístěte jeden z nich právě do Prahy! Praha je zakládajícím členem Hybrid City Alliance, která slouží jako kontaktní místo pro propojování měst a kontinentů za účelem vytvoření úspěšné globální hybridní akce s více huby po celém světě. Pražské konferenční prostory a poskytovatelé služeb pro Vás zajistí hladkou organizaci a průběh hybridních setkání s živým streamováním obsahu po celém světě.

Multi-hub eventy Vám umožní:

  • zpřístupnit akci pro účastníky, kteří by se jinak nemohli zúčastnit;
  • kombinovat výhody klasických a virtuálních akcí podobně jako hybridní formát;
  • snadněji získat řečníky z daného regionu a podporují vznik a šíření relevantního obsahu;
  • řešit globální i regionální problémy odlišné v jednotlivých hubech.

Vzhledem k vícero místům konání a propojení s živým vysíláním se může zvýšit finanční náročnost celého eventu. Zároveň je ale tento typ eventu šetrnější k životnímu prostředí, protože delegáti cestují na kratší vzdálenosti. S ohledem na vše výše zmíněné je multi-hubový přístup vhodný především pro globální mezinárodní konference.

Chcete zjistit více o Hybrid City Alliance a jejím fungování? Kontaktujte náš tým, který Vám poskytne veškerou asistenci týkající se Vaší multi-hubové akce.

Virtuální formát

Virtuální meetingy umožňují lidem po celém světě sdílet poznatky a data v reálném čase, aniž by byli fyzicky přítomni na stejném místě. Přestože kladou vysoké nároky na technické zázemí a přináší řadu nových výzev, obecně vyžadují méně pokročilé a časově náročné plánování než standartní on-site event.

Kromě výhod, které Vám nabízejí hybridní eventy, vám čistě virtuální akce:

  • uspoří náklady na dopravu, ubytování a stravu, naopak ovšem může zvýšit náklady na AV techniku;
  • zkrátí dobu plánování. Virtuální event umožňuje některé změny na poslední chvíli, plánovací fáze je kratší, ale o to detailněji musí být vše připraveno. Vytvoření detailního časového scénáře virtuální akce je nezbytné;
  • nabídne přesná data o chování účastníků, která jsou kdykoliv k dispozici a je možné s nimi dále pracovat. Lze tak lépe definovat návratnost investic.

Nově vznikající technologie a platformy dávají větší prostor pro kreativitu během plánování a vytvoření inovativních konceptů akcí. Přesto virtuální akce nemohou v mnoha aspektech zcela nahradit osobní kontakt, který nadále zůstává klíčový pro mnoho setkání a eventů. Jedná se však o nejšetrnější formu k životnímu prostředí.

Nechte se inspirovat lokálními inovativními řešeními

Kongresový průmysl se rapidně mění a na nové výzvy je třeba rychle reagovat. Nechte se při plánování Vaší akce inspirovat inovativními postupy pražských eventových dodavatelů.

Reference

Praha se dlouhodobě řadí mezi TOP 10 nejpopulárnějších kongresových destinací světa. V roce 2019 se v Praze uskutečnilo téměř 5 600 MICE akcí, který se zúčastnilo přes půl milionu osob.

Evropská konference o SharePoint, Office 365 & Azure

Evropská konference o SharePoint, Office 365 & Azure

Místo konání: Kongresové centrum Praha
Počet účastníků: 2 000

13. Mezinárodní kongres o karcinomu žaludku (IGCC 2019)

13. Mezinárodní kongres o karcinomu žaludku (IGCC 2019)

Místo konání: Kongresové centrum Praha
Počet účastníků: 3 000

Výroční kongres Evropské akademie sportovních věd (ECSS 2019)

Výroční kongres Evropské akademie sportovních věd (ECSS 2019)

Místo konání: Kongresové centrum Praha
Počet účastníků: 3 000

Evropský kongres pro podporu mimotělního oběhu 2018

Evropský kongres pro podporu mimotělního oběhu 2018

Místo konání: Kongresové centrum Praha
Počet účastníků: 1 550

43. ročník kongresu Federace evropských biochemických společností (FEBS), 2018

43. ročník kongresu Federace evropských biochemických společností (FEBS), 2018

Místo konání: Kongresové centrum Praha
Počet účastníků: 2 000

Oslavy 115. výročí Harley-Davidson, 2018

Oslavy 115. výročí Harley-Davidson, 2018

Místo konání: Průmyslový palác a Výstaviště Praha
Počet účastníků: 110 000

Praha je ideální destinací pro konání vaší akce

V případě potřeby se na nás obraťte. Rádi vám se vším pomůžeme. Ozvěte se!

Plánování Vaší inovativní akce v Praze v několika krocích

Náš vyhledávač Vám na základě různých filtrů pomůže najít to správné místo a dodavatele služeb pro Vaši on-site, virtuální, hybridní či udržitelnou akci v Praze.