GUARANT International: 4 tipy pro úspěšnou virtuální konferenci
Virtuální konference sice nenahradí plně osobní setkání, ale v rámci svých možností nabízí i specifické výhody. Rady, jak ji úspěšně naplánovat a zrealizovat a na jaká specifika přitom brát zřetel, přináší článek z blogu GUARANT International.
Při účasti na klasické konferenci musí účastník počítat s náklady na cestování a na ubytování v hotelu a v neposlední řadě také na čas vynaložený při cestování. Při virtuální akci se účastníka týká pouze registrační poplatek.
Velkou výhodou virtuální konference je zejména možnost jejího sledování v prostředí, ve kterém se účastník cítí příjemně a nerozptylují ho okolní jevy. Pohodlnost je také v jednoduchosti připojení, každý se může snadno zúčastnit online konferencí, k připojení stačí dokonce i mobilní telefon. Vše, co potřebuje, je funkční připojení k internetu.
I když se to může zdát zřejmé, u virtuální konference je velmi důležité zaměřit se na poutavý formát a obsah. Konference musí mít jasný účel a téma, které účastníky motivuje. U virtuálních konferencí je pozornost účastníků mnohem kratší než při živé konferenci v kongresovém centru. Na druhou stranu: virtuální konference mohou jít dokonce dál – představte si, že dle vašich kompetencí vám přijde odkaz s obsahem, který bude odpovídat vaší specifické odbornosti. Díky škálování obsahu můžete snáze přeskočit triviální záležitosti a věnovat se detailům, které jsou pro vás důležité. Pokud narazíte na složitější detaily, můžete je vynechat a vrátit se k nim v budoucnu, protože virtuální konference obvykle nabízejí možnost zhlédnout obsah i ze záznamu.
Virtuální konference sebou nese také určitá negativa. Lidé mají tendenci k multitaskingu, například jsou během konference rušeni příchozími emaily, na které odpovídají, zvedají telefony nebo je doma ruší děti. A i když se může v dnešní době zdát kvalitní internetové připojení samozřejmostí, jsou lidé, kteří mají doma nebo v kanceláři pomalejší internet. Také je mohou odradit některé problémy při nastavování online programů, zejména ve více zabezpečených firemních sítích.
Ještě zmíníme jeden omezující prvek virtuálních konferencí, a tím je rozdílné časové pásmo účastníků. Při klasické konferenci se účastníci z celého světa sjedou na daném místě, ale u virtuální akce může nastat situace, kdy se účastníci budou na živé vysílání připojovat z jiného kontinentu. Tomu je bohužel potřeba uzpůsobit časový program virtuální konference.
Sestavili jsme následující doporučení, která mohou napomoci úspěchu vaší virtuální konference:
1. Technické zázemí na profesionální úrovni
Profesionální technické zázemí je pro úspěšné konání virtuální konference jednoznačně nejdůležitějším bodem. Špatně fungující přenos obrazu nebo zvuku může celý dojem z akce účastníkovi zkazit. Z technického vybavení musí mít každý přednášející k dispozici kvalitní web kameru (video přenos), mikrofon (ideální jsou sluchátka s mikrofonem), a také stabilní internetové připojení. Testování spojení a přednášek před akcí jsou samozřejmostí.
Na finální zážitek má vliv i pozadí pro video. Základní možností je přenos obrazu a zvuku přímo od přednášejících z jejich prostředí kanceláře či domova. I v této jednoduché variantě se vyplatí věnovat pozornost dostatečnému osvětlení řečníka. Za řečníkem nesmí být rušivé elementy a v případě chuti je možné prostředí dekorovat, ať už květinami nebo uměleckými artefakty.
Druhou variantou je možnost využít softwarové virtuální studio. Pomocí speciálního programu jsou připojení řečníci zarámovaní do prostředí virtuálního studia v barvách a brandingu konference.
Nejdokonalejší možností jsou přenosy ze speciálně postavených televizních studií, které mohou využívat i efektu klíčování na zelené pozadí a přenášet přítomné řečníky do dalších virtuálních prostředí. Tato varianta poskytuje nejlepší výsledky, ale také vyžaduje odpovídající investice.
2. Kvalitně zpracovaný obsah
Prezentace, kterou účastníci vidí, musí být srozumitelná, barevně i obsahově zajímavá. Snímky jsou jednoduché, animace a složitější přechody jsou využity pouze v žádoucích případech. Někteří účastníci se na konference dívají z mobilních zařízení. Snímky by měly být koncipovány tak, jako by byly pro diváky v zadní části velkého hlediště.
Ještě více než při standardních konferencích je těžké udržet pozornost u svého počítače. I s těmi nejlepšími úmysly a vynikajícími řečnickými schopnostmi ze strany přednášejícího, většina lidí udrží pozornost 10-15 minut. Využití interaktivních prvků je tedy zpestření, které si virtuální konference žádají. Můžeme sem zařadit například hlasování, které se bude týkat preferencí účastníků k řešení situace, kterou řečník probírá, hodnocení řečníka nebo samotné konference v průběhu i po akci. Kvízy i průzkumy v rámci dané problematiky zde také najdou své uplatnění. Nejobvyklejšími prvky jsou chat a Q&A neboli možnost pokládat v průběhu otázky, na které bude odpovídat řečník nebo další vyzvané osoby.
3. Interaktivní vedení sekcí
Role moderátora při virtuální konferenci je velmi důležitá. Monitoruje úroveň pozornosti účastníků a kontroluje, zda jsou aktivní, například při interaktivních částech konference. Vybízí je k aktivitě při chatování v rámci diskuze, sleduje otázky a předává je přednášejícímu, případně na ně odpoví. Po skončení sekce může zdůraznit důležité body, o kterých řečník mluvil a zahájit tak diskuzi k dané problematice.
4. Aktivní obsah mimo jednání
Přestávky v rámci online prostředí nabízí širší variabilitu než při klasické konferenci. Na klasické konferenci se během pauzy účastníci občerstvují či mezi sebou komunikují ve stejném prostředí. U virtuální konference se naopak dají přidat neobvyklé přestávkové aktivity, jako je virtuální návštěva muzea, galerie nebo třeba 15 min lekce jógy pro zdravá záda při sezení u počítače.
Přestávkové relace také nabízí mnohem větší variabilitu k zahájení malých skupinových diskuzí během přestávek. Tyto relace mohou budovat skutečné vztahy mezi účastníky, které trvají i po skončení akce.
V rámci přestávek si mohou účastníci prohlédnout virtuální výstavu.
Díky moderním technologiím lze organizovat živé přenosy pro tisíce účastníků z celého světa. Aby jejich zážitek z virtuální akce byl co nejlepší, je nutné dobře plánovat všechny aspekty z pohledu optimální zkušenosti vzdáleného účastníka. Tyto trendy budeme ve společnosti GUARANT International a ve spolupráci s našimi klienty dále aktivně rozvíjet.