Nová bílá kniha AIM Group International: Šest kroků k plánování úspěšných virtuálních a hybridních eventů
AIM Group International, společnost s 60 lety zkušeností, specializující se na kongresy, eventy a komunikaci, vydal novou bílou knihu s názvem Virtuální a hybridní eventy: návod na úspěch, jejíž autorkou je přední odbornice Annalisou Ponchiou, ředitelka pro inovace a zákaznickou zkušenost AIM Group International.
Globální pandemie donutila eventové odvětví vstoupit do světa virtuálních setkání a prozkoumat ho do takové míry, jako nikdy předtím. Aim Group již v prvních měsících roku 2020 uspořádala více než 90 digitálních akcí (kongresy, postgraduální lékařské kurzy CME a firemní setkání) a do konce roku uskuteční dalších 180 virtuálních akcí.
V průběhu pandemie nabylo mnoho firemních a asociačních klientů svou vůbec první zkušenost s plně virtuální akcí, často naplánovanou ve velmi krátkém časovém rámci. Zatímco obrat k digitálnímu světu je za stávajících bezprecedentních okolností nutností, náhlá potřeba přechodu k digitální technologii může někdy vydláždit také cestu virtuálním eventům s malou nebo zcela absentující strategii a koncepcí, nedostatkem kreativity a profesionality,
To je důvod, proč se AIM Group rozhodla využít zkušenosti získané prací na projektech pro mezinárodní klienty k přípravě návodů, jak plánovat a organizovat virtuální akce, které uspokojí různorodé zúčastněné strany - účastníky, přednášející a sponzory – a zároveň plně využijí nové příležitosti, jež virtuální formáty a kanály nabízejí.
„Organizace virtuální a hybridní akce si vyžaduje DCO - tato zkratka není překlep (!) - jedná se o organizátora digitální konference (digital conference organizer) a tým se specifickými znalostmi a kompetencemi a se schopností nabídnout strategické vedení při plánování akcí – plně či částečně digitálních" nastiňuje Annalisa Ponchia.
Než se vydáte cestou nové virtuální nebo hybridní události, musíte sledovat strategickou mapu a podniknout řadu kroků. Metodika uvedená v bílé knize, která je k dispozici ke stažení na webu AIM Group International, zahrnuje šest jednoduchých kroků:
1. Obsah je vždy na prvním místě. Propojení obsahu se správným komunikačním formátem a stylem by mělo být na prvním místě. Obsahu by se měl přizpůsobit tón, formát i nástroje virtulního setkání.
- Tým pro digitální akce: strategické myšlení a technické dovednosti. Od specialisty na strategie digitálních akcí až po správce obsahu a zdrojů nebo odborníka na digitální nástroje - existuje několik různých specializací a odborných profilů, bez nichž nelze takovýto typ akce úspěšně zrealizovat.
- Digitální platforma a nejlepší uživatelský zážitek: jak si vybrat nejvhodnější řešení? Ať už se jedná o akci plně virtuální, hybridní nebo digitální akci propojující vícero míst, musíte nejprve posoudit, jaké jsou vaše potřeby a pak zvolit správné technické vybavení a nástroje.
- Možnosti digitálního sponzorství a virtuálních výstav. Je důležité zvážit a najít nové způsoby, jak generovat hodnotu pro sponzora, nelze jen jednoduše replikovat ty, které se dosud bežně používaly pro prezenční akce.
- Význam komunikace. Je nutné se zaměřit na komunikaci, získat si pozornost, spolehlivost a důvěru cílového publika a zaujmout uživatele již před akcí, v jejím průběhu i po ní.
- Udržitelná opatření a CSR iniciativy v oblasti virtuálních eventů. Online akce mohou být mnohem udržitelnější z hlediska životního prostředí než fyzická setkání – toto musíme zdůrazňovat a zároveň také hledat příležitosti pro iniciativy CSR, abychom eventům umožnili zanechat odkaz pro komunitu.
„Organizace digitální akce může otevřít širokou škálu nových příležitostí, protože vás neomezují obvyklé fyzické bariéry, mohou velmi snadno rozšířit vaše publikum a správným načasováním akce můžete dokonce prodloužit její životnost, "dodává Annalisa Ponchia. „A navrhla bych ještě jeden tip navíc: využití dat a zpětné vazby k zajištění plné měřitelnosti akce. Pokud na začátku nastavíte jasné klíčové ukazatele výkonu a využijete všechny kanály od analytiky až po sociální média a aplikaci akce, pak budete mít skvělou výchozí pozici pro měření dopadu eventu."
"Virtuální akce zde s námi zůstávají: vše nasvědčuje tomu, že on-line a hybridní eventy se stanou nedílnou součástí firemních a asociačních strategií zaměřujících se na organizaci hromadných setkání, i když velké prezenční akce tu vždy budou," říká Patrizia Semprebene Buongiorno, viceprezidentka AIM Group International. "Plánování virtuální nebo hybridní akce je mnohem složitější, než bychom si ho představovali. Zvládnutí virtuálního eventu je jen prvním krokem, důležité je ale také umět využít online eventové strategie k vytvoření nezapomenutelných a poutavých hybridních zážitků. Naše týmy zavádění inovací konzultují s klienty, jsou plně odhodlané prozkoumat nové možnosti a najít nová, kreativní řešení.“