Začínali jsme úplně od nuly, jen s vizí firmu úspěšně rozjet, říká spolumajitel C-INu Tomáš Maxa

Jedna z nejúspěšnějších PCO společností na našem trhu - C-IN - působí v tomto oboru už více jak 20 let. Přečtěte si rozhovor, který společnost uskutečnila s jedním ze svých zakládajících partnerů o tom, jak vypadala cesta mezi špičku v kongresovém průmyslu.

Foto: C-IN na kongresu ERA-EDTA 2011, Kongresové centrum Praha

Firma CZECH-IN oficiálně existuje od roku 2002, to bude letos už 21 let od založení, co mu předcházelo? Jak nápad vzniknul?

S nápadem přišel můj kamarád a kolega Petr Marhoul, který firmu v roce 2002 založil. Vnímal v té době prostor na trhu pro novou kongresovou agenturu. Znali jsme se už z předchozího pracoviště, takže mě, a ještě dva kolegy přizval ke spolupráci. Začínali jsme tedy ve čtyřech a každý z nás měl na starosti určitou agendu. Hned od prvního roku působení jsme měli štěstí a získali první akce. První kancelář jsme měli na tenisových kurtech na Štvanici v Praze, kde jsme byli do roku 2002, kdy nás vyplavily povodně.

Zmínil jste, že jste první kancelář měli na Štvanici v Praze, dnes si ale povídáme v Kongresovém centru Praha na Vyšehradě. Od kdy tu sídlíte?

Po povodních v roce 2002 jsme hledali nové prostory a ty v pražském Kongresovém centru se nám zdály vzhledem k povaze našeho businessu jako vhodná základna. S Kongresovým centrem dlouhodobě úzce spolupracujeme, je to skvělý prostor pro pořádání velkokapacitních akcí v Praze. Je tu nejen krásný výhled, ale i kvalitní jednací a společenské prostory. Navíc je to pro nás logisticky výhodné, když jsou například akce pozdě do noci, máme tu zázemí.

Existovaly v té době podobné firmy?

Ano. Na trhu již existovaly firmy, které se zabývaly organizací kongresů a konferencí. My jsme v roce 2002 začali hned realizovat korporátní akce, jejichž získávání a příprava je kratší, než je tomu u kongresů. Současně jsme ale cestovali po Evropě a snažili se s s odborníky z různých oborů získat kongresy a konference do Prahy. Náš první komplexní kongres jsme organizovali již v roce 2003, což bylo poměrně unikátní.

Jaké akce to ve Vašich začátcích byly?

Pamatuji si, že jako jedna z prvních akcí byla pro firmu Varta Bosch, která vyráběla a snad ještě vyrábí v České Lípě baterie do aut. Do České republiky přijela skupina pracovníků z Evropy a my jsme jim zorganizovali setkání v Praze a výlet právě do výrobny v České Lípě. Byla to relativně malá akce o zhruba 100 lidech. Pak se naše zakázky začaly rozjíždět. Pracovali jsme pro TPCA (pozn. red. Toyota Motor Manufacturing Czech Republic), kdy jsme vyhráli výběrové řízení na organizaci akcí spojených se stavbou a otevřením závodu. Byli jsme součástí položení základního kamene a také slavnostního otevření závodu, kdy se do něj sjeli novináři ze zahraničí, byli tu představitelé vlády ČR, ministerstev a municipalit. To byly takové první krůčky firmy.

Všechno jste zvládali jen ve čtyřech zakládajících členech?

Z počátku ano. Ale v našem podnikání je běžné najímat externí spolupracovníky na jednotlivé akce. Prvním zaměstnancem byla kolegyně Anička a později jsme firmu personálně rozšiřovali, jak to vyžadoval business.

Co znamená název CZECH-IN? Proč většina zaměstnanců používá už jenom zkratku C-IN?

Vznikli jsme jako firma CZECH-IN. Myšlenka byla CZECH jako Česká republika a IN z anglického incoming (pozn. red. přicházející). To znamená realizace akcí, konferencí v České republice. Ale jak se naše aktivity rozšiřovaly a my začali organizovat akce nejen v České republice, ale i v zahraničí, tak název už neodrážel naše podnikání. V roce 2008 jsme začali přemýšlet o novém názvu, obchodní značce. Vznikl z toho C-IN, kdy anglické frázové sloveso SEE IN znamená rozumět věcem, být v něčem profesionál. Současně nový název byl jakousi zkrácenou verzí původního názvu CZECH-IN.

Firma C-IN je profesionální organizátor konferencí (pozn. red. PCO Professional Core Organizer), kongresů i vládních akcí, kdy jste si například loni úspěšně zorganizovali České předsednictví v Radě Evropské Unie. Na jaké služby se specializujete?

Vystupujeme jako PCO (Professional Congress Organizer). Máme na starosti veškeré agendy spojené s organizací konferencí a kongresů od tvorby webových stránek, zpracování registrací a vědeckých příspěvků, sponzoringu, kompletní realizace akce na místě konání. Hlavním specifikem PCO služeb je, že firma na sebe většinou přebírá finanční rizika spojená s konkrétní konferencí. Nejčastějšími klienty jsou různé oborové asociace, které nejsou připravené nést podobná rizika spojená s konferencemi. Poskytujeme i asociační služby mezinárodním asociacím, které s námi většinou dělají i konference. Tím vytváříme synergie, kdy se staráme o správu členských poplatků, webové stránky a sekretariát asociace až po samotnou organizaci konference.

Kdo jsou Vaši dlouhodobí klienti?

Silní jsme v pediatrických oborech. Pracujeme pro Evropskou společnost dětské dermatologie (ESPD), kterým poskytujeme služby asociačního managementu a pořádáme jejich každoroční konferenci. Ta se bude letos konat ve španělské Malaze. Organizujeme konference pro Evropskou společnost dermatologického výzkumu (ESDR). Pro Evropskou mezinárodní asociaci studií (EISA) děláme asociační management a pořádáme konference. Na mezinárodním poli spravujeme asociační managment pro Mezinárodní asociaci dětské nefrologie (IPNA). Loni jsme měli možnost organizovat jejich konferenci v kanadském Calgary. Za tři roky bude konference IPNA v Jihoafrické republice. Dalšími dlouhodobými klienty naší agentury jsou například Evropská společnost onkologické chirurgie (ESSO) nebo Mezinárodní konfederace porodních asistentek (ICM). S ICM se letos podíváme na Bali v Indonésii, kdy se konference měla původně konat již v roce 2020, ale kvůli covidu jsme nejdříve pro ICM organizovali virtuální konferenci v roce 2021 a až letos budeme realizovat fyzickou akci na Bali.

V čem se C-IN odlišuje oproti konkurenci?

Vždycky jsme se snažili být ti aktivní, co přichází za klienty a nabízí jim naše služby. Velkou zásluhu na tom měl jeden ze spoluzakladatelů a partnerů firmy Peter de Merlier, který nás, bohužel, v roce 2016 navždy opustil. Nikdy jsme pasivně nečekali, až nám přijde poptávka na organizaci konference od lékaře nebo vědce, ale byli jsme o krok napřed a kandidatury vyhledávali na úrovní vedení evropských a mezinárodních asociací. Peter a později ostatní obchodníci najezdili v autě či nalétali v letadle tisíce kilometrů, aby odprezentovali naše nabídky na pořádání kongresů v ČR či zahraničí.

Zmínil jste, že předností C-INu je aktivní přístup ke klientům. Co dalšího patří mezi silné stránky firmy?

Naší silnou stránkou je nepochybně organizační zdatnost. Máme tým lidí s bohatými zkušenostmi organizací akcí jak v České republice, tak i v zahraničí. Organizujeme akce z Prahy (pozn. red. sídlo firmy) po celém světě a patříme mezi konkurenceschopné na mezinárodním poli. Cena práce v ČR je stále nižší než v Evropě. Jsme spolehlivý partner, který je finančně stabilní. Naším cílem je úspěšná realizace konference s pozitivním výsledkem pro klienta. Zakládáme si na vzájemné důvěře mezi renomé zákazníka a našimi službami. Uvědomujeme si, že hostitel konference (local host) “ jde na trh“ se svým jménem, které si v komunitě odborníků, ve které působí vydobyl, a proto se snažíme maximálně akce domyslet do posledního detailu, abychom našeho klienta odprezentovali nejen jako odborníka ve svém oboru, ale také jako kvalitního organizátora a hostitele konference. Jsme rádi, že se ve zpětné vazbě na naše služby často objevuje, že jsme flexibilní, pro úspěch konference uděláme vše, co je v našich silách a jsme schopní řešit krizové situace. Prostě jak se říká jsme připraveni udělat tu extra mile (pozn. red. míli navíc, krok navíc), aby byla akce úspěšná. Zároveň z řady našich obchodních vztahů s klienty vzešla dlouholetá přátelství, což nás velmi těší. Určitě nejsme tradiční korporát, ale spíše přátelská firma otevřená nápadům.

Jak je firma strukturovaná? Z jakých oddělení se skládá a co dělají?

Máme firmu rozdělenou na jednotlivá oddělení. Prvním oddělením je oddělení Bussiness Development & Marketing. To jsou kolegové, kteří se starají o vyhledávání zakázek, prezentují nabídky a zpracovávají kandidatury. Po potvrzení spolupráce s klientem přebírá agendu oddělení Operations. Ti se starají o kompletní realizaci akce. Sem patří tým projektových manažerů, kteří fungují jako koordinátoři celé akce, registrační oddělení spravuje registrační poplatky, vědecké oddělení připravuje program akce, sponzoring shání sponzory pro kongresy a IT podpora zajišťuje webové stránky, techniku na místě a přípravu mobilních aplikací. Nedílnou součástí je i oddělení asociačního managementu, které se stará o konkrétní asociace, jejich kompletní administrativu, správu členských poplatků, webové stránky, připravuje newslettery a workshopy.

Kolik lidí dnes pracuje v C-INu?

V dnešní době máme ve firmě kolem 50 lidí. Každé zmíněné oddělení má svého vedoucího a v rámci čtyř spolumajitelů firmy máme mezi sebou rozdělené agendy, na kterých se aktivně podílíme.

Příprava akcí často probíhá v dynamickém prostředí, kdy se požadavky klienta můžou měnit z minuty na minutu, vše je o komunikaci, jaké vnímáte výhody a nevýhody práce v MICE průmyslu?

Jistou výhodou je, že člověk ví, co bude dělat za pár let, pokud nepřijde například pandemie, jakou jsme zažili v roce 2020.  Na druhou stranu nevýhoda je v tom, že musíme plánovat a dívat se hodně do budoucna, aby nám takzvaně neujel vlak. Velkou výhodu vidím také v cestování, což je dnes pro pracovníky velmi atraktivní. Poznáváme nové kultury, inspirujeme se, jak fungují kongresy v Evropě a ve světě. Je to různorodá práce, děláme kongresy i v naprosto odlišných oborech a díky tomu získáváme všeobecný rozhled, který má přesah i do společnosti. Je za námi vidět výsledek, který je hlavně pro realizační tým velkou motivací do dalších akcí. Každá pochvala je hnací motor.

V jakých oborových asociacích C-IN figuruje?

Jsme součástí například asociace ICCA, IAPCO nebo Prague Convention Bureau.

Co považujete za největší úspěch C-INu?

Jako asi největší úspěch naší firmy považuji, že nám podařilo se prosadit v evropském mezinárodním měřítku. Když si vzpomenu, že to byla v počátcích vize Petera a my ho měli jen za snílka, tak by na nás byl dnes určitě hrdý, že jsme to dokázali. Zvládli jsme přežít nejen pandemii covidu-19 v roce 2020, ale i povodně v roce 2002 a epidemii SARS v roce 2003. Jsme moc rádi, že máme loajální a pro naší práci zapálené pracovníky, kteří děním ve firmě žijí. Hrdí jsme i na to, že na pracovišti vznikla řada životních partnerství. Naše firma má tak trochu „na svědomí“ i spoustu dětí (někteří z nich jsou dnes již teenageři). Firma si jednoduše za těch 20 let našla své místo na světě a přispívá celkově pozitivně ve fungování naší společnosti.

Jaké akce letos C-IN čekají?

Mezi hlavní letošní akce patří Světový silniční kongres (WRC) v Kongresovém centru Praha. Přijede na něj mnoho ministerských delegací z celého světa. V Berlíně pořádáme kongres Mezinárodní unie geodézie a geofyziky (IUGG), která sdružuje osm asociací. Bude to 11 dnů s 8 různými kongresy v jednom. Počítáme s účastí přibližně 5 tisíc lidí. To je pro nás velká výzva. Současně pokračujeme s dlouhodobými projekty. Ve Florencii organizujeme kongres Evropské společnosti onkologické chirurgie (ESSO), v Aténách budeme pořádat konferenci Evropské společnosti pro analýzu pohybu u dospělých a dětí (ESMAC) nebo v Madridu konferenci pro organizaci radioterapie (PTCOG).

Jaké jsou Vaše současné vize do budoucna?

Chtěli bychom dál pokračovat v dlouhodobých spolupracích na konferencích i v rámci asociačního managementu. Rádi bychom portfolio asociací rozšířili a naše služby posouvali dál. Pracujeme v dynamickém prostředí, které se nezastavuje. Využíváme proto i virtuálních či hybridních forem akcí. Současně firma potřebuje být stabilní, nemáme ambici ji zásadně zvětšovat, ale spíš zkvalitňovat naše služby v souvislosti s novými výzvami a trendy a udržovat kvalitní tým.